Funciones y responsabilidad del Secretario del Consejo de Administración

NORMATIVA APLICABLE: - Real Decreto Legislativo 1/2010, de 2 de Julio, que aprueba el texto refundido de la Ley de Sociedades de Capital (LSC). - Reglamento del Registro Mercantil (RRM).

LA FIGURA DEL SECRETARIO DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN EN LA LEGISLACIÓN ESPAÑOLA

Muy poco ha dedicado la legislación española a la figura del Secretario del Consejo de Administración, a pesar de ser una figura indispensable en el desarrollo de la actividad diaria social.

¿SECRETARIO CONSEJERO O NO CONSEJERO? PARADIGMA DE LAS SICAV

Dentro de los Consejos de Administración de las SICAV (S.A.) la figura del Secretario siempre está presente, encontrándonos dos posibles situaciones: (i) que se asigne dicho cargo a uno de los miembros del Consejo; (ii) o bien, que se designe a un Secretario no Consejero.

Las diferencias entre una y otra opción implican, fundamentalmente, que al Secretario Consejero, por el hecho de ser consejero, le es de aplicación el régimen de deberes (Artículos 225-232 LSC) y responsabilidad (Artículos 236 y siguientes y concordantes LSC) propio de los administradores.

Dicho régimen de deberes y responsabilidad no le es de aplicación a la persona designada como Secretario no Consejero.

Dejando sentada esta base, en las SICAV, los Secretarios del Consejo de Administración son, en su gran mayoría, Secretarios no Consejeros, lo que además dota a dicha figura de una autonomía e independencia en el ejercicio de sus funciones, frente a la Sociedad y a sus accionistas.

FUNCIONES PROPIAS DEL SECRETARIO DEL CONSEJO

Como venimos diciendo, la Ley de Sociedades de Capital desarrolla parcamente las funciones del Secretario del Consejo de Administración, lo que hace necesario combinar esa escasa regulación con los conocimientos derivados de la doctrina y del día a día societario.

Clasificaremos las funciones del Secretario en las siguientes categorías:

Funciones de carácter documental

-  Redacción de las actas de las reuniones del Consejo de Administración y de la Junta de Accionistas, exijiéndosele una especial diligencia y rigor.

-  Transcripción y firma, junto con el Presidente, de las citadas actas en el Libro de Actas de la Sociedad (Art. 250 LSC[1]).

- Mantenimiento y custodia del Libro de Actas, así como del resto de documentación social (escrituras, certificaciones, cartas de representación, listas de asistentes, etc.)

- Confección y firma de documentos necesarios para la vida social (anuncios de convocatoria de Junta, cartas de dimisión o aceptación de cargos, etc.)

Funciones de carácter asistencial

- Formar parte de la Mesa de la Junta en las reuniones de la Junta General de Accionistas, en el sentido marcado por el Artículo 191 de la LSC[2].

- Asistir al Presidente en la preparación y el desarrollo de las reuniones, tanto del Consejo de Administración como de la Junta de Accionistas.

- Asesoramiento al Presidente en los derechos de consejeros y socios, así como en el cumplimiento de la legalidad vigente en cada momento.

Funciones de fe social

- Certificación de los acuerdos sociales, conforme lo dispuesto en el Artículo 109 RRM[3].

- Como regla general, elevación a público de los acuerdos sociales, de acuerdo con lo previsto en el Artículo 108 RRM[1].

REGULACIÓN DEL SECRETARIO EN LAS SOCIEDADES COTIZADAS

Si bien en las Sociedades de Capital de régimen ordinario la LSC no regula las funciones del Secretario, sí se prevé una regulación específica de las funciones del Secretario en aquellas Sociedades que son cotizadas (Artículo 529 octies LSC).

Además de incluir las funciones documentales y de asistencia ya comentadas, añade una de especial importancia, cual es la de velar por que las actuaciones del consejo de administración se ajusten a la normativa aplicable y sean conformes con los estatutos sociales y demás normativa interna.

Esta función adquiere especial relevancia por cuanto se dota al Secretario de una Sociedad cotizada de una responsabilidad que no ostenta el de las sociedades ordinarias: no sólo debe cumplir sus obligaciones con la diligencia y buena fe propias del cargo, sino que además debe velar por que el resto de consejeros también lo hagan, respetando en todo momento tanto la normativa interna de la Sociedad como el resto de la legalidad vigente.

“Artículo 529. octies Secretario del consejo de administración

1. El consejo de administración, previo informe de la comisión de nombramientos y retribuciones, designará a un secretario y, en su caso, a uno o a varios vicesecretarios. El mismo procedimiento se seguirá para acordar la separación del secretario y, en su caso, de cada vicesecretario. El secretario y los vicesecretarios podrán o no ser consejeros.

2. El secretario, además de las funciones asignadas por la ley y los estatutos sociales o el reglamento del consejo de administración, debe desempeñar las siguientes:

a) Conservar la documentación del consejo de administración, dejar constancia en los libros de actas del desarrollo de las sesiones y dar fe de su contenido y de las resoluciones adoptadas.

b) Velar por que las actuaciones del consejo de administración se ajusten a la normativa aplicable y sean conformes con los estatutos sociales y demás normativa interna.

c) Asistir al presidente para que los consejeros reciban la información relevante para el ejercicio de su función con la antelación suficiente y en el formato adecuado.”

[1] Art. 250 LSC: “Las discusiones y acuerdos del consejo de administración se llevarán a un libro de actas, que serán firmadas por el presidente y el secretario”.

[2] Art. 191 LSC: “Salvo disposición contraria de los estatutos, el presidente y el secretario de la junta general serán los del consejo de administración y, en su defecto, los designados por los socios concurrentes al comienzo de la reunión”.

[3] Art. 109 RRM: “1. La facultad de certificar las actas y los acuerdos de los órganos colegiados de las sociedades mercantiles corresponde: a) Al Secretario y, en su caso, al Vicesecretario del órgano colegiado de administración, sea o no administrador. Las certificaciones se emitirán siempre con el Visto Bueno del Presidente o, en su caso, del Vicepresidente de dicho órgano. […]”.

[4] Art. 108 RRM: “1. La elevación a instrumento público de los acuerdos sociales corresponde a la persona que tenga facultad para certificarlos. […]”

Madrid, Noviembre de 2017